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20 principais atribuições da Recepcionista
20 principais atribuições da Recepcionista

 

O que faz a Recepcionista:

Tem a capcidade de recepcionar os visitantes ou clientes na organização. E sua responsabilidade é atender o público, orientar os visitantes, dar informações, atender telefones, transferir ligações, controlar a entrada de pessoas na empresa, entre outras atribuições. Este profissional é o "cartão de visitas" da sua empresa, pois é quem realiza o primeiro contato com os visitantes, portanto, é exigido, atualmente, que o profissional seja sério, instruído e educado.

 

 

Conheça as 20 principais atribuições da Recepcionista na tercerização de serviços:

  1. Responder perguntas gerais sobre a empresa ou direcionar as perguntas para outros funcionários qualificados a responder. 
  2. Processar a correspondência recebida (pacotes, telegramas, faxes e mensagens), organizá-los e distribuir para o destinatário. 
  3. Executar arquivamento de documentos recebidos.
  4. Enviar e receber correspondências ou produtos. 
  5. Recepcionar e controlar a entrada e saidas dos visitantes. 
  6. Encaminhar os visitantes diretamente para os funcionários da empresa. 
  7. Executar trabalhos de digitação. 
  8. Organizar viagens e marcar reuniões. 
  9. Controlar as chaves e registrar informações recebidas.
  10. Utilizar o computador e impressoras da recepção. 
  11. Utilizar celulares, rádios e sistema de alto-falantes para sua devida comunicação. 
  12. Utilizar a máquina copiadora e e-mail da empresa. 
  13. Manter atualizado os livros de registros de correspondência. 
  14. Realizar atendimento telefônico e transferir as chamadas telefônicas para os responsáveis da empresa. 
  15. Ajudar visitantes a fazer ligações internacionais. 
  16. Manter em ordem e limpo o local de trabalho;
  17. Registrar diariamente as ligações telefônicas nacionais e internacionais realizadas. 
  18. Processar o débito das ligações telefônicas. 
  19. Reportar todas as falhas operacionais (telefone com defeito, entre outros). 
  20. Atuar com ética no exercício da função: imagem profissional, imagem da empresa, sigilo profissional, relacionamento com colegas e superiores. 

Principais requisitos para contratação da Recepcionista:

  • Excelente comunicação oral;
  • Boa memória;
  • Habilidades necessárias para o excelente desenpenho na função;
  • Leitura fluente e boa capacidade de digitação;
  • Fluência em alguma lingua estrangeira;

Qualidades profissionais na função de Recepcionista:

  • Ser prestativa e pro ativa
  • Saber ouvir o visitante com atenção
  • Ser Cordial no atendimento;
  • Ser paciente
  • Saber trabalhar sob pressão
  • Boa capacidade de memorização. 
  • Responsabilidade e utilizar a inteligência emocional;
  • Ser muito educada ao telefone e no atendimento ao cliente;

Requisitos físicos para a Recepcionista:

  • Voz clara e agradável, boa audição e boa aparência. 
  • Trabalho repetitivo e de muita atenção;.  
  • Requer esforço físico de estar sentado e parado por longos períodos de tempo. 
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